foto: iStockphoto.com

Jak na online konference? Držte se při zemi, ale nebuďte příliš velké konzervy

Trendy & tipykomentář 7 a více min čtení

Koronavirus během posledních pěti měsíců od základu změnil způsob byznysové komunikace. Na internet se přesunuly nejen firemní meetingy a porady, ale i velké konference, což by ještě loni znělo absurdně. A jako u každé novinky organizátoři hledají nejrůznější cesty, jak na to – někdy jednoduše, jindy sofistikovaně. Jaké způsoby online setkávání se osvědčily a kterým by bylo lepší se vyhnout?

Líbí se vám článek? Sdílejte ho:

Koronavirus během posledních pěti měsíců od základu změnil způsob byznysové komunikace. Na internet se přesunuly nejen firemní meetingy a porady, ale i velké konference, což by ještě loni znělo absurdně. A jako u každé novinky organizátoři hledají nejrůznější cesty, jak na to – někdy jednoduše, jindy sofistikovaně. Jaké způsoby online setkávání se osvědčily a kterým by bylo lepší se vyhnout?

Související článek

Leží budoucnost konferencí ve virtuální realitě?

Procházíte konferenční místností, potkáváte kolegy a povídáte si s nimi, slyšíte, jak se baví lidi kolem vás, prohlížíte si informace na výstavních panelech. Skoro jako ve skutečnosti – přitom ale sedíte se sluchátky na uších doma u monitoru svého počítače. Virtuální konferenci jsme si vyzkoušeli na WeAre Summitu. Jak to celé probíhalo?

Někteří novináři nebo organizátoři můžou brát konference – od obyčejných tiskovek po obří veletrhy typu IFA nebo CES – jako nutné zlo. Ve skutečnosti je ale bezprostřední kontakt nenahraditelný. Základní informace o nových produktech nebo službách se samozřejmě člověk dozví z tiskových zpráv nebo internetu, ale to se zdaleka nevyrovná tomu, když si novinku můžete osahat vlastníma rukama, případně si od přítomných zasvěcených zjistit podrobnosti, které se v běžných materiálech nevyskytují. „Na místě člověka třeba napadne otázka, na kterou nejlépe odpoví nějaký technik, který se při online prezentaci vůbec nedostane ke slovu,“ vysvětluje technický novinář a organizátor velkých akcí Jan Kužník. „A vy jako novinář díky tomu získáte informaci, kterou nikdo jiný mít nebude.“

V jednoduchosti je síla

Jeden by tedy čekal, že organizátoři využijí všech současných vymožeností a maximálně přizpůsobí své akce realitě. Jenže to není jen tak – technika v praxi naráží na citelné limity, které se mohou projevit v té nejméně vhodné chvíli. Záleží na rychlosti připojení, výkonu počítačů a spoustě dalších faktorů, které si člověk při běžné práci většinou neuvědomí, ale při sofistikovaných videokonferencích jsou najednou hodně důležité.

Právě proto se většina organizátorů drží spíše při zdi a volí jednodušší formu – v zásadě obyčejnou videokonferenci přes Teams, Zoom nebo podobný nástroj. Akce se tak mění v jakousi obdobu běžného firemního meetingu nebo vysokoškolského semináře.

Když se konference zúčastní zajímaví hosté a účastníci dostanou dostatečný prostor na dotazy, není na tom nic špatného – tímhle způsobem prezentovaly své novinky na jaře třeba české pobočky Samsungu nebo T-Mobile. Ač jsme se nedočkali nablýskané virtuální reality, vše fungovalo dobře a bez technických zádrhelů.

Větší problém s touhle jednoduchou podobou konferencí vzniká, když se na nich neprezentuje jedna firma, ale více účastníků s různým obsahem. To je případ oblíbené konference Showstoppers, tradiční doprovodné akce velkých veletrhů. V běžné podobě jde o skvělou příležitost, jak se dozvědět spoustu zajímavostí – velké i malé firmy na ní mají k dispozici stejný prostor a na stáncích se s novináři nebaví hostesky, ale přímo zástupci jednotlivých výrobců, kteří vystavované novinky znají dopodrobna.

Související článek

Děti se naučí programovat s kulatým robotem, hračky si vytisknou na přenosné 3D tiskárně

Přenosná 3D tiskárna od Polaroidu nebo malý robot, díky kterému se naučí programovat i ty nejmenší děti. Tohle nás zaujalo na akci Showstoppers, která se letos kvůli koronaviru uskutečnila online.

Letos organizátoři přenesli Showstoppers na web v oné nejjednodušší podobě – v podstatě nešlo o nic jiného než sérii videoprezentací v Zoomu. Dokonce ani neběžely paralelně v různých virtuálních místnostech; organizátoři je pustili hned za sebou, takže si návštěvník ani nemohl vybrat, jaký „stánek“ zrovna sledovat. Možnost klást po prezentacích dotazy sice k dispozici byla, ale popravdě řečeno by zrovna u podobných akcí mohli producenti zapracovat na trochu sofistikovanější podobě, jinak se z nich vytratí jejich největší přednosti. Další díly online Showstoppers už se chystají, tak uvidíme, zda si vezmou relativně kritickou zpětnou vazbu k srdci.

Opačný přístup: forma skvělá, s technikou je problém

Úplně opačně šli na věc organizátoři květnové konference We Are Summit, zaměřené na virtuální realitu. Ti si samozřejmě nemohli prezentaci v Zoomu už vzhledem ke svému zaměření dovolit – a když už se dali do práce, pojali akci opravdu velkoryse.

Vše se odehrávalo ve virtuální místnosti připomínající prostředí moderních videoher, účastníci vypadali jako normální živí lidé, a pokud do systému uložili svou fotografii, měli dokonce své vlastní (vcelku věrné) obličeje. Ke komunikaci se nepoužíval psaný text, ale normální řeč přes mikrofon a sluchátka. A místnost měla až neuvěřitelné prostorové i akustické vlastnosti skutečného konferenčního centra. Když chtěl tudíž člověk poslouchat, co se děje na pódiu, stačilo k němu popojít. Pokud se pár metrů od vás tiše bavila skupinka jiných lidí, slyšeli jste z toho směru jen neurčitý šum, jakmile jste se k nim ale virtuálně přiblížili, začali jste jim normálně rozumět – přesně jako ve skutečnosti. A když jste si sami chtěli popovídat s někým individuálně, stačilo si ho – přesně jako ve skutečnosti – vzít na chvilku stranou. Prostě prakticky dokonalá iluze reality, ostatní organizátoři se k téhle úrovni ani nepřiblížili.

Související článek

Zdravotníci se ve virtuální JIPce naučí, jak porazit koronavirus

Českobudějovická firma Virtual Lab představila virtuální jednotku intenzivní péče. Na té se mohou zdravotníci, sestry a studenti učit práci s pacienty se závažnou či neobvyklou diagnózou nebo s novými přístroji – a to bez rizika nákazy nějakou nemocí, ublížení pacientovi či zničení drahého nemocničního zařízení.

Vše to ale mělo jeden pořádný háček: takhle by to vypadalo, kdyby vše fungovalo bez problémů. A to se bohužel nestalo, spíš naopak. Autoři systému si zkrátka ukousli příliš velké sousto – je možné, že v jejich laboratorních podmínkách vše šlapalo, nejspíš budou mít dostatečně robustní výbavu, jenže ve skutečném světě bohužel technika nestačila.

Přenos se od začátku zadrhával, virtuální obličeje se zobrazovaly jen sporadicky a každý „zásek“ znamenal několikaminutové obnovování systému, takže člověk přišel o spoustu informací a individuální rozhovory byly v zásadě nemožné. A zhruba po půlhodině se systém zhroutil úplně, takže bylo po interaktivitě a jednotlivé příspěvky diskutujících šlo po opětovném nahození zobrazit jen jako pasivní videa na YouTube – tedy v ještě méně sofistikované podobě než ony konference v Zoomu, jimž se organizátoři chtěli vyhnout.

Zlatá střední cesta: hlavně účelnost

Znamená to, že současná technika na lepší řešení není připravená a my zůstaneme ještě nějakou dobu odkázáni hlavně na ty videokonference? Snad ne – během koronakrize se objevila i zajímavá řešení, jejichž autoři se nespokojili s minimem, ale zároveň nešli tak daleko jako v případě We Are Summitu. Asi nejlepším příkladem, který jsem viděl na vlastní oči, byla konference Virtual Connect zaměřená na Průmysl 4.0. Pořádala ji firma Rockwell, světová kapacita v téhle oblasti, a zvolila velmi zajímavý kompromis.

Podobně jako na We Are Summitu se vše odehrávalo ve virtuálním konferenčním centru, ovšem členěném do více místností – po vstupu vás čekala recepce a informační kiosek, na jedné straně byly dveře do přednáškových sálů, na druhé řada kiosků vystavujících firem. Prostě reálný obrázek, jaký každý návštěvník konferencí zná. A pak už bylo na vás, jaký program zvolíte.

Související článek

Jan Kužník: Maker Faire online měl i své výhody, ale doufám v návrat k normálu

Jak přenést do online podoby festival kutilů, kde hrál vždy hlavní roli bezprostřední kontakt? Zdánlivě beznadějný úkol se podařilo organizátorům veletrhu Maker Faire vyřešit až překvapivě dobře, ačkoli s něčím podobným neměli žádnou zkušenost, nedisponovali spoustou peněz a museli v mnohém improvizovat. Ale od čeho jsou makeři, že?

Přednášky probíhaly formou přednatočených videí, což je technicky nenáročné, během nich bylo možné posílat dotazy písemně podobně jako v systému Slido. A v prostoru stánků se dalo rovněž písemně chatovat se zástupci jednotlivých firem, případně si stahovat dokumenty, které firmy nabízely.

Chatovat šlo i s pracovníky infostánku, měli rychlou a správnou odpověď na všemožné organizační otázky. Asi by bylo příjemnější, kdyby šlo rozhovory vést hlasově, ale to je patrně přesně ta vlastnost, která by systém technicky přetížila – a rozhodně je lepší, když funguje na trochu nižší úrovni, než když nefunguje vůbec.

Kudy dál? Hlavně ať to funguje, ale nenudí…

Je celkem jasné, že s námi online konference zůstanou v mnohem větší míře než před koronakrizí, i když ta třeba s výrobou vakcíny úplně skončí – očividně to funguje a šetří to náklady i čas, takže proč ne. Jak by – soudě podle popsaných zkušeností z prvních pár měsíců – měly vypadat?

Za prvé: musí to fungovat. Příklad s We Are Summit jasně ukazuje, že nemá smysl tlačit sofistikované řešení, pokud je na hraně běžných technických možností. Firma může mít sebelepší vybavení, ale musí počítat s tím, že se účastníci připojují za podstatně horších podmínek – zvláště pokud pracují z domova. Sám mám doma připojení cca 35-45 Mbit/s, což je v domácích podmínkách pravděpodobně nadprůměr. Rychlost bohatě stačí na běžnou práci, streamování filmů ve Full-HD i jednodušší online hraní, ale na plnohodnotný pohyb ve virtuální realitě je to samozřejmě málo. A popravdě, kvůli pár technickým výstřelkům do roka to měnit nehodlám.

Související článek

T-Mobile v prvním pololetí rozšířil optickou síť, pomáhal firmám zasaženým nouzovým stavem

Největší český operátor T-Mobile zveřejnil souhrn aktivit a výsledky za první pololetí. Mimo jiné rozšířil svou optickou síť, pomáhal lidem a firmám zasaženým omezeními zavedenými v souvislosti s nouzovým stavem a spustil kampaň na podporu domácího cestovního ruchu.

Zároveň by ale bylo dobré dát online konferencím to, co je nejzajímavější na těch skutečných, tedy interaktivitu. Aby si člověk prohlédl nějakou novinku na videu, na to nepotřebuje virtuální setkávání v konkrétním čase, stačí video natočit a pověsit na YouTube. Právě proto mě tak zklamaly Showstoppers TV – těžko se hledal důvod, proč se jich vlastně zúčastnit, a od regulérních Showstoppers se nemohly lišit víc. Ideální je samozřejmě chytré, a přitom technicky relativně nenáročné řešení typu Virtual Connectu, tomu se nedalo vytknout prakticky nic. Ale to chce samozřejmě spoustu času na přípravy a také spoustu peněz na vývoj.

Pro většinu běžných firem je tak paradoxně nejlepším řešením klasická videokonference přes Teams nebo Zoom, pokud se dělá pořádně. Fotky, technické specifikace a další informace lze přímo na konferenční stránce nabídnout ke stažení nebo k listování – koneckonců na skutečných konferencích se tak děje rovněž. Kdo má dostatečně rychlé připojení, aby použil webkameru, ať tak učiní – když na sebe lidé vidí, je to rozhodně lepší než „naslepo“. A taky je dobré nepodlehnout dojmu, že internet nezná hranice, a omezit počet lidí na konferenci, aby spolu všichni mohli komunikovat (do reálné konferenční místnosti se nás také nevejdou stovky). Když se tohle dodrží a konference má spád, vlastně ani tolik nevadí, že je jen na internetu.

Líbí se vám článek? Sdílejte ho:
link odkaz
Reklama